Διαχείριση Αναφορών

Η ενότητα «Αναφορές» αποτελεί το κεντρικό σημείο επικοινωνίας μεταξύ πολιτών και Δήμου. Μέσω αυτής, οι χρήστες μπορούν να δηλώσουν βλάβες ή προβλήματα, ενώ οι υπάλληλοι του Δήμου αναλαμβάνουν τη διαχείριση και την επίλυσή τους.

---

Επισκόπηση Αναφορών

Όταν ένας χρήστης εισέρχεται για πρώτη φορά στην ενότητα και δεν υπάρχουν καταχωρήσεις, εμφανίζεται ένα κεντρικό κουμπί «Δημιουργία Πρώτης Αναφοράς».

Μετά την πρώτη καταχώρηση, εμφανίζεται ένας πίνακας με τα εξής στοιχεία:

• ID: Ο μοναδικός αριθμός αναφοράς.
• Περιγραφή: Σύντομο κείμενο του αιτήματος.
• Κατάσταση: Η τρέχουσα φάση στην οποία βρίσκεται το αίτημα (π.χ. Εκκρεμεί, Ανατέθηκε).

---

Δημιουργία Αναφοράς

Κατά τη δημιουργία μιας νέας αναφοράς, ο χρήστης συμπληρώνει μια φόρμα που περιλαμβάνει:

1. Περιγραφή: Αναλυτική περιγραφή του προβλήματος.
2. Τοποθεσία: Προσδιορισμός του σημείου στον χάρτη.
3. Συνημμένα Αρχεία: Δυνατότητα μεταφόρτωσης φωτογραφιών ή εγγράφων για τεκμηρίωση.

---

Διαχείριση από Υπαλλήλους Δήμου

Οι εσωτερικοί χρήστες έχουν διευρυμένα δικαιώματα διαχείρισης μέσω της στήλης «Ενέργειες»:

• Dropdown Κατάστασης: Άμεση αλλαγή του status από τον πίνακα.
• Εικονίδιο Προβολής (Μάτι): Μετάβαση στην αναλυτική σελίδα του αιτήματος.

Επεξεργασία και Ανάθεση

Από τη σελίδα προβολής, ο διαχειριστής μπορεί να πατήσει το κουμπί «Επεξεργασία». Στη φόρμα αυτή, εκτός από τη διόρθωση στοιχείων, πραγματοποιείται η Ανάθεση σε Υπηρεσία του Δήμου. Επιλέγοντας την αρμόδια υπηρεσία, το αίτημα δρομολογείται αυτόματα στους αντίστοιχους υπευθύνους.

---

Κύκλος Ζωής Αιτήματος

Κάθε αίτημα ακολουθεί μια συγκεκριμένη ροή εργασίας, η οποία αντικατοπτρίζεται στις παρακάτω καταστάσεις:

Κατάσταση	Περιγραφή
Σε εξέλιξη	Το αίτημα έχει υποβληθεί και αναμένει αρχικό έλεγχο από τον διαχειριστή.
Ανατέθηκε	Το αίτημα έχει ανατεθεί σε συγκεκριμένη Υπηρεσία ή χρήστη για ενέργεια.
Επιλυμένο	Οι απαραίτητες εργασίες ολοκληρώθηκαν επιτυχώς.
Απορρίφθηκε	Το αίτημα κρίθηκε άκυρο ή εκτός αρμοδιότητας.
Κλειστό	Η διαδικασία ολοκληρώθηκε και το αίτημα αρχειοθετήθηκε.

---

Ροή Ενημερώσεων (Email Notifications)

Το σύστημα αυτοματοποιεί την επικοινωνία μέσω email σε κάθε κρίσιμο στάδιο της διαδικασίας, ενημερώνοντας τόσο τους υπαλλήλους όσο και τους πολίτες:

1. Υποβολή: Ο πολίτης δημιουργεί την αναφορά $\rightarrow$ Αποστολή email σε όλους τους Admins του Δήμου.

2. Ανάθεση σε Χρήστη: Η Υπηρεσία αναθέτει το αίτημα σε συγκεκριμένο υπάλληλο/τεχνικό $\rightarrow$ Αποστολή email στον Υπεύθυνο Χρήστη.

3. Επίλυση Αιτήματος: Όταν ο τεχνικός ολοκληρώσει την εργασία και αλλάξει την κατάσταση σε “Επιλυμένο” $\rightarrow$ Ο πολίτης λαμβάνει επιβεβαίωση επίλυσης.

4. Απόρριψη Αιτήματος: Σε περίπτωση που το αίτημα απορριφθεί (π.χ. λανθασμένη τοποθεσία ή εκτός αρμοδιότητας) $\rightarrow$ Ο πολίτης ενημερώνεται για τον λόγο της απόρριψης.

5. Ολοκλήρωση (Κλείσιμο): Μόλις ο διαχειριστής ελέγξει την επίλυση και κλείσει οριστικά το αίτημα $\rightarrow$ Αποστολή τελικού email ενημέρωσης στον Πολίτη.